Šobrīd e-adresātu sarakstā ir gandrīz 3 tūkstoši e-adrešu, bet tikai neliela daļa no tām (aptuveni 400) ir aktivizētas. Katru dienu notiek e-adrešu sinhronizācija ar centrālo DIV (VRAA) serveri un e-adrešu skaits pieaug. Rudenī aktīvo e-adrešu skaits būtiski pieaugs, jo e-adreses lietošanu obligātā kārtībā uzsāks pašvaldības un daudzas citas valsts institūcijas.
Aprakstīsim kā labāk sasaistīt Lietvedību ar e-adresātu sarakstu un kā sekot ikdienas e-adrešu izmaiņām.
E-adresātu kopsaraksts
Līdz šim DIV adresātu saraksts bija neliels un dokumentu apmaiņa DIV ziņojumu veidā bija tikai neliela daļa no ārējās dokumentu plūsmas.
Ar jauno e-adreses risinājumu ir ielikti pamati masveida ziņojumu apmaiņai starp dažādos valsts reģistros reģistrētiem adresātiem. Pāris gadu laikā valsts institūcijām sarakste ar citām valsts institūcijām, organizācijām, uzņēmumiem un privātpersonām būtu pārsvarā jāveic lietojot e-adresi.
Kopējais e-adresātu saraksts ar meklēšanas, filtrēšanas iespējām ir pieejams mapē “E-adresāti”.
Att. E-adresātu saraksts ar filtrēšanas pazīmēm par aktuālu pamatadresi
Attēlā redzamajā sarakstam ir uzlikts filtrs par pazīmēm pamatadrese + aktīvs, jo daudzas adreses šobrīd ir bloķētas un nepiedalās dokumentu apritē.
Saraksta organizācijas kolonnā redzama e-adresei piesaistītā Lietvedības organizācija.
Lietvedības organizāciju un e-adresātu vienādošana
Lietvedības programmā jau tiek lietots organizāciju saraksts un lietotāji to labi pārzina. Tagad papildus pieejams ir arī strauji augošais e-adresātu saraksts, kas arī būtu jālieto ārējo dokumentu apritē.
Lai veiktu Lietvedības organizāciju piesaisti e-adresātiem, organizācijas kartītē nepieciešams norādīt Uzņēmumu reģistra (UR) numuru. Lai atvieglotu šo piesaisti, ir izveidota speciāla mape par E-adresātu meklēšanu.
Att. E-adresātu meklēšanas mape
Šajā mapē ir apkopotas gan e-adresei nepiesaistītās organizācijas, gan nepiesaistītās e-adreses. Piemēram, attēlā augstāk redzami 2 blakus esoši ieraksti par Valsts kanceleju un Valsts kasi – tas nozīmē ka Lietvedība tos uzskata par atšķirīgiem adresātiem.
Lai vienādotu šos adresātus, atveriet organizācijas kartīti ar dubultklikšķi un aizpildiet UR numura ievadlauku. Turpmāk šajā sarakstā (tātad arī adresāta izvēles sarakstā pie nosūtāmā dokumenta) būs redzams tikai viens adresāts un tas būs piesaistīts e-adresei.
Jaunākās e-adreses
Katru dienu notiek Lietvedībā pieejamo e-adresātu atjaunināšana, jeb e-adrešu sinhronizācija ar centrālo DIV serveri.
Lai lietotāji varētu izsekot e-adrešu izmaiņām, izveidota mape par E-adresātu jauninājumiem.
Att. E-adresātu jauninājumu mape
Šajā mapē redzamas jaunākās izmaiņas e-adresātu sarakstā, ko raksturo e-adreses versijas ID pieaugošā secība. Piemēram, te varētu redzēt jaunākās pievienotās vai aktivizētās e-adreses.
Secinājumi
Esam sagatavojuši mapes par e-adresātiem, kas ļauj lietotājam sekot līdzi e-adresātu saraksta izmaiņām un veikt e-adresātu piesaisti Lietvedības organizācijām.
