Lietvedība ārējo dokumentu reģistrēšanā lieto savu organizāciju sarakstu, bet līdz ar e-adreses ieviešanu, papildus pieejams arī e-adresātu saraksts.
Turpmāk izvēloties ārējā dokumenta korespondentu vai adresātu, tiks dota iespēja izvēlēties no apvienotā organizāciju un e-adresātu saraksta, tāpēc nepieciešams izvairīties no dubultierakstiem šajos izvēles sarakstos. Tāpēc jāveic organizācijas piesaiste e-adresei, organizācijas kartītē aizpildot ievadlauku par Uzņēmumu reģistra (UR) numuru.
Organizācijas piesaiste e-adresei
Šādi dubultieraksti vislabāk redzami mapē pie e-adresātiem ar norādi uz mapi par e-adresātu meklēšanu, kur alfabētiskajā sakārtojumā blakus atrodas līdzīgās organizācijas un e-adresāti.
Att. E-adresātu meklēšanas mape ar filtru “valsts ka”
Attēlā redzami 2 ieraksti “Valsts kase” – viens kā Lietvedības organizācija (bez aizpildīta UR reģ. numura) , otrs kā jaunais e-adresāts ar aizpildītu UR reģ. numuru un e-adresi. Lai vienādotu adresātus, vispirms ar dubultklikšķi atveram e-adresāta kartīti un nokopējam UR kodu:
Att. E-adresāta kartīte
Tad no tā paša saraksta atveram organizācijas kartīti ar dubultklikšķi un iekopējam e-adresāta kodu UR reģ. numura ievadlaukā un saglabājam izmaiņas:
Att. Organizācijas kartīte ar piesaisti e-adresei
Turpmāk korespondentu un adresātu izvēles sarakstos būs tikai viena izvēle “Valsts kase” un tai būs piesaistīta e-adrese.
Piesaiste struktūrvienības e-adresei
Dažām organizācijām ar teritoriālām nodaļām tiek veidotas papildus e-adreses (adresācijas vienības) katrai nodaļai. Piemēram, PMLP vēlas, lai sarakste notiek ar konkrēto nodaļu, kuras kompetencē ir sagatavot vai sniegt atbildi.
Att. PMLP un nodaļu e-adresācijas vienības
Piesaisti veic lietvedis organizācijas kartītē, vispirms norādot organizācijas UR reģ. numuru un tad e-adresāta kartītē izvēloties kādu no nodaļām.
Att. PMLP nodaļas e-adresācijas vienības izvēle
Secinājumi
Lai nodrošinātu veiksmīgu Lietvedības darbu, jāveic organizāciju un e-adresātu sasaiste.
Ja organizācijas kartīte ir nepilnīgi aizpildīta un tajā nav būtiskas kontaktinformācijas, tad vienkāršāk šo kartīti ir arhivēt, aizpildot arhivēšanas datumu un turpmāk lietot e-adresāta nosaukumu no izvēles saraksta.
