2018.gada jūnijā valsts iestādēm savstarpējā dokumentu apmaiņā jāsāk lietot jauno e-adreses risinājumu. Iestādēm, kas lieto DIV ziņojumus dokumentu apmaiņā, tas būtiskas izmaiņas darbā neradīs.
E-adreses risinājums nodrošina drošu un apstiprinātu dokumetu piegādi e-adreses ziņojumu veidā uz norādīto e-adresi. Piemēram, veiksmīgi nosūtot e-parakstītu EDOC kā e-adreses ziņojumu vairs nevajadzēs gaidīt e-pasta apstiprinājumu no adresāta par saņemšanu.
E-adreses risinājums ir pielīdzināms e-pasta lietošanai, ar atšķirību, ka e-adreses ziņojumi tiek nogādāti Centrālajam serverim un tālāk adresātiem lietojot drošus/sertificētus datu apmaiņas kanālus un par katru veikto piegādi saņemot apstiprinājumu.
Piesaistot savas Lietvedības sistēmas adresātus e-adresātu sarakstam, varam izveidot automātiskus dokumentu apmaiņas scenārijus starp e-adresātiem.
E-adreses ziņojumi
E-adreses ziņojumu apmaiņa ir realizēta līdzīgi e-pasta lietošanas principiem – Lietvedības dokumenti, kas piedalās sarakstē ar e-adresātiem kā e-adreses ziņojumi tiek izvietoti mapēs “ziņojumu iesūtne”, “ziņojumu izsūtne”, bet adresāti redzami mapē “E-adresāti”.
Tiek veikta regulāra e-adreses ziņojumu sinhronizācija ar Centrālo serveri, nosūtot ziņojumus no mapes “ziņojumu izsūtne” un saņemtos ziņojumus ievietojot mapē “ziņojumu iesūtne”.
Att. E-adreses ziņojumu mapes – Ziņojumu iesūtne
Uz Centrālo serveri nosūtītie, bet adresātam vēl nepiegādātie ziņojumi atrodas mapē “Nepiegādātie ziņojumi”. Tie var atrasties mapē līdz 3 darba dienām, līdz tie nokļūs mapē pie Nosūtītajiem dokumentiem vai kavētiem ziņojumiem.
Kāda iemesla dēļ adresātam nepiegādātie ziņojumi atrodas mapē “Kavētie, noraidītie ziņojumi”. Šie noraidītie ziņojumi lietvedim ir jāapstrādā, norādot citu piegādes veidu, piemēram, e-pastu.
Regulāri (reizi dienā) tiks veiktas e-adresātu saraksta sinhronizācija ar Centrālo serveri un aktuālie adresāti pieejami mapē “E-adresāti”.
Pamatmape “E-adreses administrēšanas rīki” apkopo auditācijas ierakstus par veiktajiem sinhronizācijas notikumiem un to izpildes rezultātu.
Nosūtāmā dokumenta nosūtīšana e-adresātam
Ja nosūtāmajam dokumentam kartītē pie adresāta norādīts nosūtīšanas veids “E-adrese”, dokuments automātiski kļūst redzams ziņojumu izsūtnes mapē un nākošajā datu sinhronizācijas reizē (parasti 15 min. laikā) tiks nosūtīts uz Centrālo serveri.
Att. E-adreses ziņojumu izsūtne
Pēc e-adreses ziņojuma nosūtīšanas Centrālajam serverim, tas nonāks “gaidīšanas” mapē “Nepiegādātie ziņojumi” un tur atradīsies, līdz adresāts saņems šo ziņojumu.
Ja adresāts līdz noteiktam laikam (parasti 3 darba dienas) nepaņems šo ziņojumu no Centrālā servera, tad tas nonāks mapē pie kavētiem, noraidītiem ziņojumiem. Šajā gadījumā lietvedim ir jāapstrādā ziņojums, norādot citu dokumenta piegādes veidu.
Kavēto vai noraidīto ziņojumu apstrāde
Kavēto vai noraidīto ziņojumu mapē esošie dokumenti netiks piegādāti adresātam dažādu iemeslu dēļ – nestrādā Centrālais serveris, e-adreses ziņojums saformēts nepareizi, adresāts ziņojumu ir noraidījis vai ilgstoši nepieslēdzas pie Centrālā servera un tml.
Tāpēc lietvedim visi šie ziņojumi ir manuāli jāapstrādā – jāieliek pazīme par problēmziņojuma apstrādi un jānorāda tā apstrādes veids, piemēram, dokumenta piegāde pa e-pastu vai pastu.
Att. Kavēta ziņojuma apstrāde
Pēc problēmziņojuma apstrādes tas būs pieejams problēmziņojumu arhīva mapē.
Ikdienā mapei par kavētiem, noraidītiem ziņojumiem jābūt tukšai!
Secinājumi
Dažu gadu laikā visas institūcijas un juridiskās personas sāks lietot valsts piešķirtās e-adreses.
Piezīme. E-adrese, piemēram, izskatās šādi _DEFAULT@12345678901, tā ir piesaistīta personu identificējošam kodam valsts reģistros un nav lietojama ārpus e-adreses risinājuma.
Ja iestādes Lietvedības sistēmas netiks papildināta ar automātisku rīku, kas veic e-adreses ziņojumu apmaiņu, tad lietveži būs spiesti arvien vairāk laika veltīt tam, lai manuāli pārvietotu saņemtos/nosūtāmos dokumentus no saviem Lietvedības reģistriem uz kādu sev “ārēju” rīku, kas ļaus piedalīties e-adreses ziņojumu apmaiņā.
