Sagatavots ALS DEMO variants, lai demonstrētu ALS programmas funkcionalitāti un praktiskus dokumentu e-aprites scenārijus.
ALS DEMO tiek piegādāta kā alsx_demo.zip (15Mb) datne, kuru var atarhivēt mapē, piemēram, desktop\alsx_demo\*.* un vienkārši iedarbināma ar AlsxApp.exe datni. Lietvedības datu bāze Azure SQL DB atrodas “mākonī” un pieejama ar interneta pieslēgumu. Lietotāja konts, ar kuru iedarbināt programmu, ir noformēts kā šifrēts “alsx” komandfails, tāpēc jārīkojas kā aprakstīts zemāk.
DEMO nolūkos ir izveidoti vairāki lietotāju konti (lomas), lai varētu iziet zemāk aprakstītos e-aprites scenārijus.
1. Sagatavošana darbam
Atarhivējam Alsx_demo.zip mapē un sakārtojam datnes mapē pēc nosaukuma, lai visas pieminētās datnes būs novietotas augšpusē.
Att. Alsx demo varianta mape ar izpildes datni AlsxApp.exe un “alsx” datnes – lietotāju konti (lomas)
Iedarbinām ALS programmu kā “vadītājs”, ar peli atzīmējot datni _DEMO_vaditajs.alsx un uzvelkot to uz izpildes datnes AlsxApp.exe.
2. Izveidotie lietotāju konti jeb lomas
DEMO nolūkos ir izveidoti vairāki lietotāju konti, dokumentu e-aprites scenāriju izpildei:
| Vadītājs | Iestādes vadītājs | Liepa S., Direktore | Piekļuve visiem reģistriem, liek rezolūcijas, paraksta dokumentus. |
| Depvadītājs | Departamenta vai nodaļas vadītājs | Krūmiņš J., Juridiskā departamenta direktors | Piekļuve visiem reģistriem, saskaņo projektus, ar rezolūciju izpildei saņemtos uzdevumus deleģē tālāk izpildītājam un pieņem izpildi. |
| Lietvedis | Lietvedis | Apse I., vecākā referente | Reģistrē dokumentus, nodod vadībai uz rezolūciju, gatavo projektus, nosūta parakstītos dokumentus. |
| Pārvaldnieks | Pārvaldnieks, galvenais lietvedis, Kancelejas vadītājs | Bērziņa D., Lietvede | Papildus lietveža iespējām var veikt izmaiņas reģistros (dzēst, mainīt reģistrācijas datumu vai numuru), skatīt statistiku un tml. |
Piezīme. Visus e-aprites scenārijus var veikt arī ar vienu kontu (lomu), piemēram, nododot saskaņošanai un parakstīšanai pašam sev.
3. ALS dokumentu e-aprites scenāriji un testi
Iespējami dažādi e-aprites scenāriji, veidoti pēc līdzīgiem principiem, piemēram:
- Nosūtāmā dokumenta projekta saskaņošana, parakstīšana un nosūtīšana;
- Saņemtā dokumenta nodošana rezolūcijai un izpildei;
Iespējami arī citi e-aprites scenāriji:
- Saņemto rēķinu saskaņošana un nodošana grāmatvedībai izpildei;
- Rīkojumu un iekšējo normatīvo aktu saskaņošana, parakstīšana un nodošana zināšanai/izpildei;
- Līgumu saskaņošana, parakstīšana;
- Un tml.
Izmantojot sagatavoto ALS DEMO variantu ar izveidotajiem lietotāju kontiem (lomām), piedāvājam iziet trīs sekojošus e-aprites scenārijus.
3.1. Mani šobrīd veicamie darbi
Lietojam lomu “vadītājs”, atveram ALS sadaļu “E-aprites vide”.
Att. ALS sadaļa E-aprites vide ar e-aprites notikumu iesūtni un izsūtni
E-aprites vides sadaļā ir redzami darbinieka visi aktuālie e-aprites notikumi. Novērtējam aktuālo stāvokli:
- Apskatam iesūtni, apstrādājam visus saņemtos dokumentus.
- Apskatam izsūtni, vai kāds nodotais dokuments ilgstoši netiek apstrādāts.
- Apskatam izpildāmos uzdevumus, vai netuvojas izpildes termini.
- Apskatam dotos uzdevumus, vai mūsu dotie uzdevumi tiek pildīti.
3.2. Nosūtāmā dokumenta projekta gatavošana
Atveriet zemāk pieminētās lomas, sekojiet izmaiņām e-aprites vidē un izpildiet ar jauno projektu saistītās darbības:
- Apse I., vecākais referents
- Krūmiņš J., Juridiskā departamenta direktors
- Liepa S., Direktore
- Bērziņa D., Lietvede
E-aprites scenārijs:
- Apse I., vecākais referents, gatavo nosūtāmā dokumenta projektu,
- Apse I., vecākais referents, nodot saskaņošanai Krūmiņš J., Juridiskā departamenta direktors,
- Apse I., vecākais referents, nodod parakstīšanai Liepa S., Direktore,
- Krūmiņš J., Juridiskā departamenta direktors, saskaņo projektu,
- Liepa S., Direktore, paraksta projektu ar eParaksts Mobile,
- parakstot projektu, tas tiek piereģistrēts, parakstīts ar eParaksts Mobile un nodots Bērziņa D., Lietvede nosūtīšanai.
Att. Atbildes dokumenta projekta saskaņošana, parakstīšana un nosūtīšana.
3.3. Saņemtā dokumenta nodošana rezolūcijai un izpildei
E-aprites scenārijs:
- Apse I., vecākais referents, pievieno reģistram jaunu saņemto dokumentu,
- Apse I., vecākais referents, atver e-aprites karti un nodot dokumentu rezolūcijai Liepa S., Direktore,
- Liepa S., Direktore, ieraksta rezolūciju “darbam” un nodod Krūmiņš J., Juridiskā departamenta direktors,
- Krūmiņš J., Juridiskā departamenta direktors, nodod izpildei Apse I., vecākais referents,
- Apse I., vecākais referents, pieņem dokumentu izpildei.
Atsūtot pieprasījumu no savas iestādes e-pasta, nosūtīsim norādi uz DEMO paketi internetā un jaunākajiem resursiem internetā.
